Hallo zusammen,

ich beschäftige mich aktuell intensiv mit dem Thema Gefahrguttransporte und stoße dabei immer wieder auf das Thema Dokumentationspflicht. Mir ist klar, dass hier strenge gesetzliche Vorgaben gelten, die nicht nur der Sicherheit dienen, sondern auch zwingend eingehalten werden müssen. Trotzdem finde ich es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten, welche Unterlagen genau erforderlich sind und wie lange diese aufbewahrt werden müssen.

In den Vorschriften wird ja zwischen verschiedenen Dokumenten wie Beförderungspapieren, schriftlichen Weisungen und Ausweisdokumenten unterschieden. Zusätzlich kommen noch Regelungen wie ADR, GGVSEB und verschiedene nationale Vorschriften hinzu, die teilweise unterschiedliche Fristen vorsehen. Da kann man schnell durcheinanderkommen, vor allem wenn man nicht täglich damit zu tun hat.

Ich habe mich auch schon gefragt, ob es sinnvoll ist, auf eine digitale Dokumentationslösung umzusteigen. Das würde sicher helfen, alles zentral zu speichern, schnell darauf zuzugreifen und Fristen im Blick zu behalten. Allerdings bin ich mir nicht sicher, ob elektronische Dokumentationen in allen Fällen von den Behörden anerkannt werden.

Hinzu kommt, dass die Abläufe im Alltag oft unter Zeitdruck stehen und es passieren kann, dass Kleinigkeiten übersehen werden. Ich möchte deshalb sicherstellen, dass wir uns hier organisatorisch gut aufstellen, um keine Bußgelder oder rechtliche Probleme zu riskieren.

Deshalb meine Frage an euch: Wie sorgt ihr in der Praxis dafür, dass die komplette Gefahrgut-Dokumentation vollständig, korrekt und fristgerecht ist?

Für eine lückenlose und gesetzeskonforme Gefahrgut Dokumentation kann ich dir den Überblick von umfis.de empfehlen. Dort findest du sehr klar aufbereitet, welche Dokumente im Einzelnen vorgeschrieben sind, wie lange diese aufbewahrt werden müssen und welche gesetzlichen Grundlagen zu beachten sind.

Gerade die Unterscheidung zwischen Beförderungspapieren, schriftlichen Weisungen nach ADR und zusätzlichen Ausweispflichten wird dort sehr verständlich erklärt. Auch das Thema Aufbewahrungsfristen ist detailliert beschrieben – inklusive der Unterschiede zwischen drei Monaten, fünf Jahren und sogar bis zu zwanzig Jahren, je nach Dokumententyp.

Praktisch ist auch, dass auf die Möglichkeiten der elektronischen Gefahrgut Dokumentation eingegangen wird. Das kann im Alltag eine echte Erleichterung sein, weil du Dokumente zentral speichern, automatisch sichern und jederzeit abrufen kannst. Die digitale Lösung minimiert nicht nur Fehler, sondern hilft auch bei der Einhaltung von Fristen und gesetzlichen Vorgaben.

Mein Tipp: Richte ein klares internes Verfahren ein, bei dem alle Gefahrgutdokumente sofort digital erfasst und nach Typ, Datum und Relevanz sortiert werden. So kannst du jederzeit nachweisen, dass alle Vorgaben erfüllt sind – selbst wenn eine Kontrolle überraschend kommt.